CEAVEO® LEGALinhouse
Der Weg eines Dokuments
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Hochladen
Das Dokument geht verschlüsselt an die Anwendung. Jedes Unternehmen hat dort seine eigene Datenbank — Ihre Akten liegen nicht in einem gemeinsamen Topf mit denen anderer Kunden.
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Texterkennung
Aus dem Scan wird Text. Diese Erkennung läuft auf einem Server in Deutschland; das Dokument verlässt dafür nicht die EU.
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Pseudonymisierung
Vor einer KI-Anfrage können personenbezogene Daten durch Platzhalter ersetzt werden: Aus einem Namen wird [PERSON_A], aus einer Firma [UNTERNEHMEN_B]. Die Zuordnung bleibt bei Ihnen und wird nach der Antwort wieder eingesetzt.
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KI-Verarbeitung
Die Anfrage wird in Deutschland und der EU verarbeitet, im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Was der Verarbeiter mit den Daten darf und was nicht, regelt dieser Vertrag.
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Ergebnis
Die Antwort landet in der Akte — versioniert, zugriffsgeschützt, durchsuchbar. Nicht in einem Chatverlauf auf einem privaten Konto, das dem Unternehmen nicht gehört.
Pseudonymisierung, nicht Anonymisierung
Der Unterschied ist kein Wortspiel, sondern eine Rechtsfrage. Anonym sind Daten erst, wenn sich die Person nicht mehr ermitteln lässt — dann fallen sie nicht mehr unter die DSGVO. Was hier passiert, ist umkehrbar: Die Zuordnung von Platzhalter zu Person wird aufbewahrt, damit der fertige Entwurf am Ende wieder die richtigen Namen trägt.
Umkehrbar heißt pseudonymisiert (Art. 4 Nr. 5 DSGVO) — und pseudonymisierte Daten bleiben personenbezogene Daten mit allen Pflichten, die dazugehören. Wir nennen es deshalb so, wie es ist.
Wer an dieser Stelle „anonymisiert" schreibt, meint entweder etwas anderes oder benutzt das falsche Wort.
Was davon vertraglich gilt
Alles, was hier steht, ist vor der Anmeldung nachlesbar: die AGB und die Datenschutzerklärung. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gehört zum Vertragswerk und wird bei der Einrichtung geschlossen — Sie unterschreiben nichts, was Sie nicht vorher gelesen haben.
CEAVEO® PRIVACYinhouse
Wenn es nicht nur um die Daten in dieser Anwendung geht, sondern um den Datenschutz Ihres Unternehmens insgesamt: CEAVEO® PRIVACYinhouse ist das Datenschutz-Managementsystem dazu — verknüpfte Register statt Tabellen, ein Löschkonzept, das läuft, jeder Auftragsverarbeitungsvertrag gegen dieselbe Prüfliste. Es setzt LEGALinhouse als Basis voraus.
Der nächste Schritt
Damit sind die vier Fragen beantwortet. Wenn Sie sehen wollen, was aus einem Ihrer eigenen Schreiben wird: zwanzig Minuten genügen für den ersten Eindruck. CEAVEO® LEGALinhouse ist derzeit in geschlossener Beta — die Zugänge vergeben wir persönlich.
Hinweis gemäß Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG). CEAVEO® LEGALinhouse ist ein Workflow- und Produktivitätswerkzeug — kein Rechtsdienstleister. KI-generierte Ergebnisse sind Entwürfe und ersetzen keine anwaltliche Beratung.